【叶老师讲库存管理之八】从进销存系统到三箱库存管理模型

本文作者为《今日工程机械》特约撰稿人：行业后市场领域权威专家、泰普洛领导力高级合伙人 叶京生

从进销存系统到三箱库存管理模型

优秀的企业都善于建立数据模型，从业务流程中找到最有效的方法对数据进行分析，得到的结果用来指导企业的运营，因为优秀的企业都懂得一点：企业中的大多数职能——包括研发、销售、服务和配件业务——都可以用先进的量化分析技术加以改进。

零件库存的进销存系统

从前我们把零件仓库看作一个整体，通过进、销、存系统来统计零件库存数据，比如：销量、在途数量、当前库存量和缺件数量等，市场上也有很多进销存的软件，帮助企业统计和管理零件业务，保证企业的货、款和票做到三清，让企业知道自己的零件销量、应收账款以及零件仓库里的库存情况。

日常的零件运营产生了大量数据，进销存系统只是把这些数据进行了统计和整合，却极少有人通过获取的这些零件数据预测市场的需求，了解企业库存的状态，哪些零件是健康库存，哪些零件是呆滞库存，我们无法从零件外观加以判断，必须根据零件的出入库记录和需求频率数据进行量化分析。显然，仅仅依靠库存管理的进销存系统并不能为企业提供这些信息，还需要对库存建模并对数据进一步量化分析。

周转库存

零件库存的策略可分为两种：1. 库存订单，预测驱动，保证库存，主要用于快速周转零件；2. 日常订单和紧急订单，难以预测，订单驱动，主要针对慢速周转零件，不库存或少库存。谈到库存管理，我们主要涉及的是库存订单，即还没有收到客户订单之前需要库存的零件，以便在需求出现时能够及时满足。

日常订单和紧急订单可以随时采购，可库存订单是基于对市场需求预测的采购，供应商通常会规定一个订货周期，例如：每周订货1次，企业每周一发出采购的库存订单，即使周三出现了缺货的情况，也不得不等到下周一才能再次采购库存订单。为此，我们把零件库模型看作一个存放零件的箱子，称之为周转库存（Working Stock），每天都有零件拿出箱子（零件出库，用于销售和服务），定期又有零件放入箱子（零件采购入库，定期补充库存），以保证零件不会缺货，满足客户的需求。周转库存量就是订货周期里的需求量，例如：1周的零件需求量。

周转储备库存

订货之后，零件并不能马上运到，零件从订购到入库中间存在一个交货期（Lead Time）。当我们发现零件不够时，可能已经太迟了！尽管马上订购了零件，可客户需要时订购的零件可能还在路上，就会出现缺货，影响零件的现货率（Service Level）和客户满意度。企业与供应商之间的距离越远，交货期可能越长。

为了有效解决交货期中间零件的缺货问题，我们在周转库存之外又增加了第二个箱子，称为周转储备库存（Working Reserve），里面是零件交货期的需求量（Lead Time Demand）。例如：交货期为2周，周转储备库存就是2周的零件需求量，用来保证正常情况下新订购的零件到货之前不会出现缺货。

图1：周转库存和周转储备库存模型

当周转库存里的零件用完时，就需要订货来补充库存，这个节点就称为补货点（Re-Order Point）；正常情况下，当周转储备库存里的零件用完时，补充的零件正好到货，保证了客户的需求。这就是周转库存加周转储备库存的模型，如果需求稳定，两个箱子里的零件就能够很好地满足客户需求。

三箱库存管理模型

周转库存加周转储备库存的模型看起来设计得十分完美，可惜，现实世界却极其复杂，没有人知道什么时候设备会出故障，也没有人能准确地预测零件需求量，即使用数理统计算出来的需求量也仅仅是经验值，存在偏差。

所以，仅有周转库存和周转储备库存还远远不够，一旦需求预测出现偏差，或者交货期延长，缺货的情况仍然可能发生。为了抵消需求预测偏差和交货期延迟，我们又增加了第三个箱子，称为安全库存（Safety Stock），一旦出现预测偏差，就可以用安全库存里的零件来提升满足客户需求的概率,这就是三箱库存管理模型（图2）。

库存管理就是优化三只箱子里的库存量

针对代理商库存的痛点——缺货和过剩库存，我们可以按照三箱模型来精准控制库存，从而动态、实时地确定每只箱子里的零件数量，优化资金的利用率，最大限度地降低过剩库存，以达到较高的零件现货率。这样既避免发生缺货情况，又挤掉多余的库存“水分”，为企业减少了占用的资金。

如何降低三只箱子里的库存量？

零配件业务有很强的可重复性，但仅靠经验进行需求预测是远远不够的，企业必须向数字化转型，通过建立零件库存管理的模型，用数据来驱动预测，改善库存管理的效率，让数字化成为企业的核心竞争力。我们可以通过分析三箱库存管理模型，采取措施降低每只箱子里的库存量，以实现最佳的库存管理效果。

首先，周转库存里的零件数量就等于年度零件需求量除以每年订货的次数。显然，订货次数越多，周转库存越小，库存周转率也会越高。所以，说服供应商增加代理商和配件店库存订单的订货次数，就能降低周转库存的金额。

第二，周转储备库存与交货期的长短成正比，要降低周转储备库存，就必须缩短交货期，这一方面需要与供应商之间建立良好的沟通与合作，收到库存订单后当天发货和一周后发货，结果对代理商和配件店库存的影响完全不同；另一方面，需要与物流公司建立良好的合作，不要总是选择最便宜的物流公司，为了节省运费他们总是拼车，交货期耽误几天对零件库存的压力要远远高于节省下来的运费。

第三，安全库存的设置也十分关键。设置合适的安全库存是库存计划的看家本领，因为一旦安全库存设置太低，就可能发生缺货；如果安全库存设置过高，又可能出现过剩，产生呆滞风险。库存计划必须根据市场需要和企业的库存战略，设置合适的安全库存。

安全库存与三个因素有关：1. 需求不确定性，预测偏差；2. 供应不确定性，交货延迟；3. 零件现货率目标，现货率越高，安全库存也越大。需求预测的误差是正态分布曲线，安全库存与需求量预测的标准差σ成正比，零件现货率的目标决定了安全库存系数，安全库存越大，缺货的可能性越小。 

很多企业要求所有的零件都要满足较高的零件现货率，这正是大量呆滞库存产生的原因之一，企业应根据零件不同的活跃程度来设置不同的现货率策略，快速周转零件高现货率，中速周转零件中等现货率，慢速周转零件低现货率，只有这样才能保持最佳的安全库存，既保证了一定的零件现货率，又最大限度地降低了零件的过剩库存。对所有零件设置相同的现货率目标是不可取的，因为慢速周转零件的边际成本要远远高于其边际收益。

三箱库存管理模型，帮助我们更加直观和清晰地理解库存管理的方法。零件需求随时都在变化，周转库存量、周转储备库存量和安全库存随时都在动态地改变，用科学的方法精准地控制三只箱子里的库存量，让我们清楚地了解什么时候该补充库存，补充多少，什么时候该减少库存，以及库存的健康状态，把产生过剩库存的概率降到最小。毕竟过剩库存变成呆滞库存的风险很高，成为企业的不良资产，不仅侵蚀了零件的销售利润，还拖累了库存周转效率。消除过剩库存的风险，提高零件业务的投资回报率和客户满意度，正是库存管理工作的意义所在。